手作業中心の受注処理でヒューマンエラーに悩んでいた老舗食品EC事業者様に対し、Shopify運用代行として業務フローの見直しと自動化アプリの導入を並走させ、入力ミスの防止と作業時間の削減、問い合わせ対応の軽減を実現しました。
目次
プロジェクト概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| クライアント | 老舗の食品事業者様（実店舗・飲食事業を営みながら、高級食材やギフト商材をオンライン販売） |
| 提供スコープ | EC運用代行 |
| 使用技術・ツール | Shopify / 業務自動化アプリ |
こんな方に読んでほしい
- ECの受注処理を手作業で回していて、入力ミスやヒューマンエラーがなかなか減らない食品EC事業者の方
- EC担当が実質1名で、日々の運営に手一杯。改善したくても手が回らない方
- Shopifyへ移行したい、あるいは移行はしたものの機能を使いこなせていない方
- 領収書の発行や温度帯管理など、商材特有の煩雑な作業に追われている方
「まさにうちのことだ」と感じた方も多いのではないでしょうか。本記事では、同じように手作業のミスと少人数運営に悩んでいた食品EC事業者様が、Shopify運用代行の伴走支援によって業務をどう立て直したのかをご紹介します。
導入前の課題：手作業に依存し、ヒューマンエラーが減らなかった
ご相談をいただいたのは、実店舗や飲食事業で長く親しまれてきた老舗の食品事業者様です。一方で、「店舗周辺の商圏に限られてしまう」「遠方のお客様にも商品を届けたい」という想いから販路拡大を目的にオンラインショップを立ち上げられました。ただ、ECの運営を主に担っていたのは実質1名。日々の受注対応に手一杯で、業務改善まで手が回らない状態が続いていました。
手作業中心の受注処理でミスが発生していた
最も大きな課題が、受注処理の多くを手作業で行っていたことでした。送り状番号の発行もすべて手動で対応しており、チェックを何重に重ねても、最初の入力が間違っているとどうしてもミスが生まれてしまう。確認作業に時間を取られながら、それでもエラーを完全には防げないという構造的な問題を抱えていました。
商材特有の煩雑な対応が属人化していた
食品ECならではの難しさもありました。法人取引で求められる領収書の発行は都度手作業で対応し、そのぶん問い合わせも発生。さらに、冷蔵・冷凍・常温といった温度帯の管理を商品ごとに人の手で紐づけていたため、入力の取り違えが起こりやすい状態でした。商材の性質上、こうしたミスは配送トラブルに直結しかねません。
少人数体制で根本改善に着手できなかった
課題は認識していても、少人数体制では目の前の対応を止められず、仕組みそのものを見直す余裕がありませんでした。「このままでは運営を続けるほどミスのリスクが積み上がる」という危機感が強まったことが、外部パートナーへ相談する転換点になりました。フロントの制作からバックヤードの運営まで一社で任せられ、EC運営に伴走してくれる相手を探す中で、オタツーにお声がけいただきました。
導入プロセス：Shopify運用代行で「仕組み化」を伴走
オタツーはEC運用代行として、単発の作業ではなく「手作業をなくす仕組みづくり」を軸に支援を進めました。
STEP1｜現状の業務フローを可視化し、ミスの発生源を特定
まずは受注から発送までの業務フローを一つひとつ棚卸しし、どの工程で手作業が発生し、どこがミスの温床になっているかを可視化しました。作業を単純に代行するのではなく、「そもそも人が手を動かす必要のある工程か」という視点で切り分けたことが、その後の効率化の土台になりました。
STEP2｜Shopifyへの移行と受注データの自動転記による業務効率化
課題の中心が「手入力に起因するミス」だったため、Shopifyへリニューアルし、入力されたデータをそのまま伝票へ転記する仕組みを整えました。人が転記する工程を減らせば、チェック自体も簡略化でき、ミスの入り込む余地が小さくなります。EC運営に精通したチームが仕様確認から実装まで一貫して対応し、日々の運用に無理なく組み込める形で移行を進めました。
STEP3｜自動化アプリの導入で、商材特有の作業をシステム化
続いて、食品ECならではの煩雑な作業をアプリで自動化しました。法人向けの領収書発行を仕組みに任せることで問い合わせ対応の負荷を軽減し、温度帯の管理は商品ごとに自動で紐づくよう設定。人の手による取り違えを未然に防ぐ体制を整えました。制作から運営まで一社で完結できるため、細かな仕様のすり合わせもスムーズに進みました。
STEP4｜特集ページ制作と、数値を見ながらの継続的な伴走
仕組みが整った後は、特集ページの制作など販促面の運用も継続的に支援しました。オタツーでは月次で運営状況を共有しながら、次に着手すべき施策をクライアントと一緒に決めていく伴走型のサポートを大切にしています。どの作業にどれだけ工数がかかっているかを整理し、優先度の高いものから改善していく進め方によって、少人数でも運営の質を落とさず前に進める体制を築きました。
導入成果：手作業のミスを防ぎ、運営の土台が整った
支援を通じて、次のような変化が生まれました。
- 受注データの自動転記により、チェック工数を削減し、入力ミスを防止
- 領収書対応の自動化によって、問い合わせ対応の負荷を軽減
- 温度帯管理の自動紐づけで、手作業起因の取り違えを未然に防止
- 確認作業に追われていた時間を販促・広報活動に振り向けられるようになった
こうした成果の背景にあったのは、「作業を代行する」のではなく「手作業そのものをなくす」という発想でフローを組み替えたことです。ミスが起きやすい工程を仕組みに置き換えたことで、確認に追われていた時間を本来の運営や販促に振り向けられるようになりました。
担当者様ご自身にも変化がありました。ミスの再発に神経をすり減らしていた状態から、仕組みに任せられる安心感が生まれ、腰を据えて次の施策を考えられるようになった。定量的な成果はもちろん、こうした「安心して運営に集中できる」という手応えこそ、伴走支援の価値だと考えています。
お客様の声
「以前は送り状番号の発行も全部手作業で、どれだけチェックを重ねても最初の入力が間違っているとミスが出てしまう状態でした。Shopifyにリニューアルしてからは、入力されたデータをそのまま伝票に転記できるようになり、チェック自体もぐっと楽になりました。領収書対応や温度帯の管理も自動で紐づけられるようになって、手作業だった頃の不安がなくなったのは本当に大きいです。制作から運営まで一緒に見てもらえるので、安心して任せられています。」
（老舗食品EC事業者様 EC運営ご担当者）
オタツー担当者からのコメント
ご相談をいただいた当初は、少人数で日々の受注対応に追われ、「改善したくても手が回らない」という切実な状況でした。だからこそ私たちは、作業を肩代わりするだけでなく、手作業そのものを減らす仕組みづくりから伴走することを大切にしました。フロントからバックヤードまで一社で見られる強みを活かし、ミスの起きやすい工程を一つずつ仕組みに置き換えていく。その積み重ねが、担当者様の安心につながったのだとしたら嬉しく思います。同じように「人手が足りず改善が進まない」とお悩みのEC事業者様は少なくありません。今後も、運営の土台づくりから販路拡大まで、末永く伴走していきたいと考えています。
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本事例では、受注処理の仕組み化から商材特有の作業の自動化まで、EC運営全体を継続的に支援する体制が成果につながりました。「手作業のミスが減らない」「少人数で改善まで手が回らない」といった食品EC・Shopify運営のお悩みがある方は、ぜひ一度ご相談ください。
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